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Il y a 8 heures De Stéphane Côté's Twitter via Twitter for Android

Corriger + rapidement avec Excel (2/2)

Cet article est la suite de celui-ci.

 

Voici les éléments que vous apprendrez à faire incluant les explications des différentes applications pédagogiques!
Cet article explique tous les détails dans Excel 2003 et 2010 (parce que peut-être comme moi, vous avez la version 2003 sur le poste de l’école), et j’ai tenu pour acquis que vous ne connaissez rien à Excel… Vous verrez, ce n’est pas si compliqué que ça après tout, et vaut amplement le temps d’apprentissage! Désolé pour la taille des vidéos, j’ai de la misère à les publier dans des billets et leurs donner une taille plus discrète!

 

1-Créer votre première “feuille”.

Personnellement, toutes mes notes de tous les cours que je donne se trouvent dans le même fichier Excel. Certains profs préféreront faire plusieurs fichiers en fonction des matières ou des groupes. Je vous suggère plutôt de tout faire dans le même fichier, ce qui me permet de comparer plus facilement les différents résultats et c’est plus facile aussi à gérer un seul fichier.

Objectif : Vous réaliserez la première “feuille” en fonction d’une matière ou d’un groupe, puis vous la clonerez quand vous aurez terminé de la créer.

A- Laissez les 2-3 premières rangées de libre. Ce sera dans ces rangées que vous écrirez la date de passation de l’évaluation ainsi que la notion évaluée.

B- Dans la première colonne, insérez les nombres des élèves.

C-Au secondaire, vous pourriez ajouter les noms de famille, dans mon exemple, je ne le fais pas.

D-Inscrire le prénom.

E-Vous remarquez sûrement que le curseur se déplace à l’horizontale après que le chiffre ait été entré, et revient automatiquement sous dans la colonne des nombres. Si vous voulez gagner réellement du temps avec Excel, il vous faudra travailler en utilisant le moins possible la souris. Ainsi, pour se déplacer à l’horizontale, vous cliquez sur TAB et pour revenir dans la prochaine rangée sous la dernière donnée entrée, cliquez sur Enter. Lorsque vous entrerez des notes, remarquez qu’il y a un Enter à droite complètement, tout juste sous votre auriculaire, alors vous pourriez l’utiliser et faire comme au piano! Nous reparlerons de cette technique au point 4.

F- Pour faciliter la lecture, on peut aussi colorier l’arrière-plan d’un élève a chaque 5. Pour se faire, cliquer sur le chiffre de la rangée (ce qui la sélectionne) et ainsi, changer l’arrière-plan. Dans Office 2010, il faut aller dans le pot de peinture.

 

 

2.Fixer la colonne des noms.

Objectif : Permets le défilement des feuilles vers la droite sans que les noms à gauche ne disparaissent. Assez pratique quand vient le temps d’entrer les résultats.

Avec office 2003,

A-Vous cliquez sur la lettre de la colonne à droite de celle que vous voulez figer. Dans la capture d’écran, on voit que la colonne “C” a été sélectionnée, ce qui veut dire que ce sera la colonne “B” qui sera la dernière colonne fixe (comme dans la vidéo).

b- Ensuite, vous cliquez sur FENÊTRE, puis FIGER LES VOLETS.

C-Afin d’éviter d’avoir des résultats possédant des nombres décimaux, on va modifier les paramètres des cases pour qu’il n’y en ait plus. Pour se faire, cliquer dans une puis faites CTRL + A et ensuite un clic de droit, ensuite, vous cliquez sur format de la cellule, puis sur nombre, et insérez le nombre o au lieu du 2 pour les nombres décimaux.

Avec office 2010,

A- Vous cliquez sur la lettre de la colonne à droite de celle que vous voulez figer. Dans la capture d’écran, on voit que la colonne “C” a été sélectionnée, ce qui veut dire que ce sera la colonne “B” qui sera la dernière colonne fixe (comme dans la vidéo d’exemple).

B-Ensuite, vous cliquez sur AFFICHAGE, puis sur FIGER LES VOLETS et choisissez le premier choix.

C-Afin d’éviter d’avoir des résultats possédant des nombres décimaux, on va modifier les paramètres des cases pour qu’il n’y en ait plus. Pour se faire, cliquer dans une puis faites CTRL + A et ensuite un clic de droit, ensuite, vous cliquez sur format de la cellule, puis sur nombre, et insérez le nombre o au lieu du 2 pour les nombres décimaux.

 

3.Cloner ensuite les “feuilles”, puis les renommer.

Objectif : Travailler moins et se faire une “feuille” par matière ou par groupe.

Les deux versions d’office sont similaires. Une fois que votre première feuille complétée (avec la colonne figée), il ne vous reste plus qu’à copier les pages et les renommer.

A-Vous cliquez sur le premier onglet intitulé FEUIL1 avec le bouton de droite sur la souris.

B-Vous choisissez Déplacer ou Copier autant de fois que nécessaire et cochez la case copier. À refaire, je ferais probablement une feuille pour les différentes compétences en math et en français.

C-Ensuite, renommer les feuilles en cliquant encore avec le bouton de droite sur la souris sur l’onglet et choisir renommer.

 

 

4. Entrer les données, la différente entre le bouton TAB et ENTER.

vidéo du pavé numérique et de l’entrée de note (capture d’écran)

Objectif : Travailler à entrer les résultats en utilisant les touches au clavier plutôt que la souris.

Certains claviers de portables n’ont pas de pavé numérique à la droite. Vous pouvez vous en acheter un au prix d’environ 40$ sans fil, ce qui est recommandé. Entrer des notes avec les chiffres qui se trouvent en haut du clavier ralentit beaucoup l’entrée de donnée. J’ai aussi déjà vu des enseignants brancher un clavier normal (usb) dans leur portable pour pouvoir avoir le pavé numérique.

A- Indiquez l’évaluation dans la première case de la colonne où vous entrerez vos résultats ainsi que la date. Si l’évaluation a 4 questions, je fais 4 colonnes en indiquant le numéro de la question.

B-Puisque, vous avez déjà les copies des élèves placés dans l’ordre chronologique de la classe (voir le point 2 de la première partie de cet article), vous pourrez juste vous soucier d’entrer les notes sans trop regarder à qui est la copie.

C- Entrez les données comme dans la vidéo, en appuyant sur TAB entre chaque résultat et sur Enter entre chaque élèves. Remarquez que le curseur vient ainsi se replacer automatiquement dans la première colonne.

 

 

5. Apprendre à programmer les calculs de base (opérations, somme, transféré le résultat en %, moyenne, écart type).

Les 4 opérations de bases fonctionnent. Pour obtenir un résultat dans une case, il faut toujours débuter l’équation par “=”

A-Ainsi, si on veut additionner 2 cases, on pourra inscrire dans la case E5, l’équation suivante : =E3+E4 Enter. Ainsi, si la valeur de E3 est de 3, et de E4 est de 5, dans la case E5, vous verrez apparaître 8. Regardez ce qui se passe si vous changez la valeur dans la case E4, vous verrez que l’opération dans la case E5 se remet à jour instantanément!

B-Si vous avez plusieurs nombres à additionner ensemble, dans ce cas, il faudra faire =somme(Valeur du début; valeur de la fin). Une fois la parenthèse ouverte, vous n’avez qu’à sélectionner (cliquer dans la première case et gardez le bouton enfoncé jusqu’à la dernière case), puis fermez la parenthèse et taper Enter.

C-La somme peut être intéressante, toutefois, elle ne donne pas la même information que si le résultat est exprimé en %. En effet, 22/34 n’a pas le même impact que d’inscrire 64%. Ainsi, on peut ajouter ceci à l’opération pour avoir le résultat =somme(valeur;valeur)/total de points*100.

D-Maintenant, vous voulez copier cette équation de manière intelligente, c’est simple. Vous trouverez un petit point carré et noir en bas à droite de la case dans laquelle vous avez le curseur. En le cliquant et le glissant, vous copierez ainsi l’opération de manière intelligente c’est-à-dire que les valeurs vont changer dans les additions afin de toujours donner la valeur de l’opération pour la nouvelle ligne.

F- Pour la moyenne et l’écart type, c’est le même principe : =moyenne(valeur;valeur) ou =ecartype(valeur;valeur)

G- J’ajoute souvent un calcul de moyenne en bas des colonnes ce qui me permet de connaître la moyenne du groupe pour telle ou telle question et ainsi savoir clairement quels éléments ont été compris et lesquels exigent un travail supplémentaire. En ciblant ainsi sur les résultats, je suis en mesure de mieux organiser les activités, clips vidéos, que je proposerai par la suite!

 

6. Faire des calculs interévaluations pour communiquer l’évolution (ou la régression) à l’élève.

Objectif : faire un calcul pour savoir si l’élève régresse, se stabilise ou s’améliore. Pratique si vous avez réalisé plusieurs évaluations sur un même thème. Dans la première partie de cet article au point 5, je mentionne que je réalise parfois des jeux-questionnaires et des tests. Et que si l’élève a plus de 85%, il n’a pas à faire le test qui suit. Il est intéressant aussi de mesurer et publier la progression.

A- Dans l’exemple, vous voyez les résultats du jeu-questionnaire (le premier) et du test (le second). Dans la case N4 je vais insérer le calcul suivant : =M4-C4, taper la touche enter, puis je vais tirer sur le point pour l’appliquer à tout le groupe.

B-Ainsi, sur le test (la seconde évaluation), je vais pouvoir marquer (dans le cas de Ronaldo), que son résultat est de 81 % avec une amélioration de +25%. Vous verrez, les élèves vont adorer!

 

7. L’analyse des résultats de manière active.

Objectif : Lire un tableau de chiffre n’est pas très agréable à faire, l’oeil se perd un peu partout (par exemple dans une production écrite où vous avez entré une multitude de données). Ainsi, on peut s’aider avec les options de mise en forme conditionnelle. Puisqu’il y a une grande différence entre 2003 et 2010, vous avez ici une explication pour chacun alors que la vidéo ne couvre que la version 2010.

A-Avec office 2003, vous sélectionnez les cases qui vous intéressent, puis dans format, vous choisissez : mise en forme conditionnelle.

B-Vous pouvez compléter 3 conditions. Personnellement, j’aime avoir en rouge ceux qui ont moins de 60%, en jaune, de 60 à 85 et de 85 a 100% en vert.

C-Si vos cases recèlent de chiffres n’étant pas en %, vous pourrez choisir une autre plage de nombre pour les catégories. Par exemple, en production écrite, la structure du texte compte pour 30 points, donc, je mets en rouge les valeurs comprises entre 0 et 17, entre 18 et 25 en jaune, et 26 et plus en vert!

D-Lorsque je compare des résultats, je fais faire une soustraction entre le dernier résultat, et le plus ancien. Avec la mise en forme conditionnelle, je fais mettre en rouge les valeurs comprises entre -100 et -6%, en jaune entre -5 et 5, et en vert, de 5 à 100. Ainsi, je peux voir en un coup d’oeil les progrès des élèves!

 

A-Avec Office 2010, vous trouverez les options (plus complexes) dans Accueil et mise en forme conditionnelle.

B-Plusieurs choix s’offrent à vous, si vous voulez contrôler les couleurs, vous pouvez choisir plusieurs fois l’option règle de mise en surbrillance des cellules et choisir entre pour faire comme avec office 2003 (voir le 7B de office 2003).

C-Beaucoup plus rapide, si les cellules sélectionnées ont les mêmes valeurs (tous sur 5 par exemple, pour différents numéros d’un examen où chaque question valent 5 points), simplement les sélectionner, puis aller dans accueil, mise en forme conditionnelle, et choisir nuance de couleurs et choisir celle qui vous parle le plus (en fait de nuance).

 

8. Faire calculer les notes pour les bilans (une évaluation comptant pour 20% de la note + 2 à 15%…)

Lorsque le bilan arrive (la fin d’étape), il ne vous reste plus qu’à choisir quelle colonne prendre dans votre calcul et ensuite, lui attribuer une valeur. J’ajoute souvent du mauve près de ces colonnes afin que ce soit clair quelle évaluation valait pour combien de %. Voici à quoi peut ressembler l’équation :

=(FF22*0,2)+(FK22*0,2)+(FT22*0,2)+(GK22*0,4)

On peut donc comprendre que les 3 premières colonnes retenues comptent pour 20% de la note alors que la dernière comptera pour 40%. Pour voir comment faire cet exercice, voir la vidéo.

 

9.Changer le nom du fichier à chaque étape (pour s’assurer d’avoir une copie de ce fichier).

Puisque ce fichier devient rapidement gros et “important”, il serait important que vous en fassiez des copies (sauvegarder sous et ajouter un nombre à la fin). Une bonne stratégie au niveau de la sécurité sur des fichiers importants, et de toujours avoir 3 copies d’un même fichier, et ce, à 3 endroits différents. Un sur votre ordinateur, un que vous vous êtes envoyé par courriel, et un autre sur une clé UBS. De temps en temps (à chaque jour de paye), assurez-vous de mettre à jour les différents fichiers!

12 Responses to Corriger + rapidement avec Excel (2/2)

  • Annick Arsenault Carter
    janvier 18, 2014

    Salut Stéphane! Un grand merci pour ces capsules. Elles vont certainement me servir, fin de bien compiler les résultats de mes élèves. Cela me permettra de voir si les capsules font une différence… Je devais me familiariser davantage avec Excel et les formules me causent tjrs des défis! Ton site m’aide énormément!
    Annick

    • stephane
      janvier 28, 2014

      Tu es vraiment fine Annick!

      À bientôt!

  • Valérie
    janvier 31, 2014

    Pour la première fois, j’ai entré mes notes dans un document de calcul Google. Je dois dire que cela me sauve beaucoup de temps en cette fin d’étape et j’en suis bien heureuse. C’est beaucoup grâce à toi, car c’est ton site qui m’a fait découvrir les avantages de procéder de cette façon. Bien que je travaille avec un autre logiciel qu’Excel, c’est très similaire.

    Merci du partage!

    Valérie

    • stephane
      février 1, 2014

      Super Valérie! Je suis bien content de t’avoir aidé à gagner du temps dans ce monde où les minutes de profs sont plus précieuses que de les passer sur une calculatrice en fin d’étape 🙂

      À bientôt!

  • Nathalie Ouellette
    mai 9, 2014

    Bonjour M. Côté,

    C’était mon défi cette année, lors de mes moments libres, de me créer des fichiers Excel pour faciliter les calculs des évaluations. Imaginez ma joie lorsque je suis tombée, sans vraiment le chercher, sur votre site qui explique si bien le fonctionnement d’Excel. Je vous remercie énormément de votre grande générosité à partager. Grâce à vous, j’ai encore plus de moments libres pour me donner un autre défi!!!

    Nathalie

    • stephane
      mai 13, 2014

      Merci Nathalie pour tes bons mots, c’est gentil!

  • Vivianne
    juillet 3, 2014

    Bonjour Stéphane!
    Je suis en train de parfaire ma connaissance plus que rudimentaire de Excel avec tes trucs… merci pour ce partage. Cependant… je suis (déjà, quelle surprise!) bloquée à l’étape de “figer les volets”… quand je clique sur “fenêtre”, l’option “figer les volets” est pâle, je ne peux pas la sélectionner. As-tu une idée de ce qui cloche?
    Merci 🙂

    • stephane
      juillet 4, 2014

      Oui j’ai une idée!

      Tu n’as qu’à cliquer sur la lettre qui se trouve en gris au sommet des colonnes afin de la sélectionner d’un coup. Par exemple, si tu as mis les prénoms dans la colonne “B”, il te faudra cliquer sur “C” (la colonne suivante) et figer la “C” pour que les prénoms restent tout le temps visibles. Donc, il te faut tout le temps choisir la colonne ou la rangée suivante à celle que tu veux garder quand vient le temps de figer les volets :).

      Au plaisir
      Stéphane

  • Vivianne
    juillet 4, 2014

    Ça, je le savais… mais j’ai trouvé la solution à mon problème et je partage, ça peut peut-être aider quelqu’un. Il faut être en mode “normal” et non “mise en page” (icônes en bas à gauche). Merci quand même!

  • Zazou468
    décembre 5, 2014

    Wow! Je savais bien qu’Excel pourrait m’aider à gagner du temps, mais je n’avais jamais pris le temps de découvrir cet outil. C’est maintenant chose faite grâce à vous! Merci pour ce partage qui me fera gagner du temps bien précieux!

  • Mimi
    mars 26, 2016

    Merci Mr pour tes explications, je me demande est ce que l excel peut un jour nous donnera de fausses resultats.et si possible comment peut on le savoir?

    • stephane
      avril 5, 2016

      Non, un calcul peut être mal programmé, mais lorsqu’il l’est bien, la réponse qu’il donne ne peut être que bonne.

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